長沙廣告制作管理規(guī)定

一、總則

1.為加強廣告制作管理，理順制作流程，特制定本制度。

2.適用于電石一公司。

3.廣告制作范圍

（1）在廣告公司經營范圍內的袖標、胸卡、標簽、桌簽、門牌、條幅、噴漆、噴字、警示牌、標識牌、路燈牌、彩帶、彩旗、海報、流程圖、操作規(guī)程、換宣傳欄玻璃、文化牌、白板及各類牌匾。

（2）不在合同范圍內規(guī)定的其他廣告制作需要請示綜合部長進行重新議價。

4.責任人職責

（1）經辦人：提供廣告的用途、名稱、材質、數(shù)量、規(guī)格，負責《申請單》的填寫、傳遞、與廣告公司對接、廣告驗收、發(fā)放事宜；

（2）綜合部企管員：提供合同價等基本信息，審核《申請單》內容，比照合同價進行核實，負責《申請單》臺賬匯總及單據(jù)留存；

（3）費用承擔部門負責人：把關廣告制作必要性、數(shù)量、材質；

（4）公司總經理：整體把關、審核公司廣告制作。

二、廣告制作流程

（一）制作申請

1.由申請經辦人填寫《鄂爾多斯化工事業(yè)部制作廣告牌申請單》，將單據(jù)上的制作部門、制作日期、廣告名稱、數(shù)量、單位、用途、材質、合同價填寫完畢。

2.《申請單》必須按照合同價格填寫，如合同中未進行規(guī)定的，需申請人、廣告公司、綜合部三方提前議價并填寫《議價單》；需預付款或廣告金額超過1萬元的需重新簽訂合同。

3.廣告制作部門經辦人持《申請單》至綜合部企管員處審核價格簽字，再由費用承擔部門負責人處審核簽字，持簽過字的《申請單》報綜合部長、公司總經理審批簽字后，將原件交至綜合部企管員處，由綜合部企管員比照合同價審核，審核無誤后蓋章，并復印留存一份《申請單》。

（二）廣告制作

1.《申請單》簽字完畢交企管員審核，企管員統(tǒng)一匯總《申請單》原件后交廣告公司，廣告公司依據(jù)《申請單》制作廣告。

2.申請經辦人直接對接廣告公司，并自行協(xié)調制作內容、質量要求、完成時間等。

3.廣告制作必須由招標廣告公司制作，如因廣告公司無制作條件或其他特殊原因需要在其他單位制作的，需出具書面請示報綜合部長同意。

（三）廣告驗收與結賬

1.廣告公司按照要求進行廣告制作，申請部門及費用承擔部門對制作完成的廣告做規(guī)格型號、數(shù)量、單價、質量等驗收，不合格的一律不允許接收。

2.廣告公司在工作完成后需開具廣告《制作明細表》、《材料驗收單》及發(fā)票，并于結賬時交企管員核對。

3.企管員需審核《制作明細表》是否符合《申請單》要求、是否重復報銷、價格是否符合合同價等，必要時與其他廣告公司進行比價。

4.企管員對第3條確認無誤后，將廣告公司提供的《申請單》、《制作明細表》、《材料驗收單》交至費用專員處，由費用專員辦理費用報銷；廣告公司及其他人提供給費用專員的單據(jù)不予報銷。

5.廣告公司的《制作明細表》需提供廣告制作時間、規(guī)格、材質、數(shù)量、單價、金額小計、總額、交貨日期等內容并加蓋公章；《材料驗收單》需提供廣告申請制作的時間、材料、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、使用年限。

六、廣告使用及日常維護

1.長沙廣告制作完成后，由申請部門自行聯(lián)系廣告公司進行張貼、安裝。

2.申請部門負責廣告的日常維護，發(fā)現(xiàn)損壞的，需盡快修理，如因廣告公司質量導致?lián)p壞的，要求廣告公司免費修理。

3.如制作回來的廣告未經使用而人為性報廢的，對申請部門負責人、經辦人進行廣告總費用50%的考核。

七、考核辦法

1.未提前填寫《申請單》而私自聯(lián)系廣告公司制作廣告的，考核經辦人500元/次，廣告費用不予報銷。

2.廣告不合格的不予接收，凡接收后不能正常使用的，考核驗收人員200元/次，按不合格廣告牌制作費用的50%對驗收人員進行考核。

3.手續(xù)、驗收等存在造假現(xiàn)象的，考核經辦人1000元/次。廣告公司造假的，申請與其解除合同關系并在合同款中扣除1萬元。

4.企管員需準確核對廣告制作數(shù)量、內容、材質、價格等信息，如因核對失誤，造成公司經濟損失的，考核企管員200元/次，并承擔經濟損失的50%。

5.企管員要及時匯總廣告申請并更新臺賬，并在每月底公布各部門廣告費用，未更新或公示的，考核企管員100元/次。

6.各部門未與費用承擔部門協(xié)商妥當，自行制作廣告的，年底進行廣告費用結算時，由本部門全額承擔廣告制作費用。

八、附則

本制度由綜合部負責解釋，監(jiān)督，即日起各部門執(zhí)行此制度